A fatura que se preenche sozinha lendo a folha de pagamento

A conta que precisava ser feita unidade por unidade

Imagine que você só pode cobrar pelo que realmente fez no mês. Para isso, alguém precisa contar tudo: quantas pessoas foram contratadas, quantas saíram, quantas tiraram férias, quantas estavam na folha.

É assim numa empresa de BPO de RH. BPO é quando uma empresa entrega um serviço inteiro para outra cuidar. Nesse caso, a folha de pagamento, as admissões, as férias e as rescisões de outras empresas.

Todo mês, para cobrar cada cliente, era preciso contar o que aconteceu em cada unidade e preencher uma planilha de fatura diferente para cada uma. Eu mesmo fazia isso com scripts e planilhas, unidade por unidade. E o fluxo de caixa, aquela visão do dinheiro que entra e que sai, ficava em outra planilha, separado de tudo.

O que eu construí

Um sistema financeiro próprio que lê a folha de pagamento, monta a fatura de cada unidade sozinho e já leva o valor para o fluxo de caixa.

Como funciona na prática

O sistema vai até o TOTVS RM, que é o programa onde a folha das empresas é processada. Lá ele conta admissões, férias, rescisões, pessoas na folha e autônomos. Depois aplica as regras de cobrança de cada contrato e preenche a fatura.

São 11 modelos de fatura diferentes, e ele escolhe o certo para cada unidade. Também gera um PDF de conferência, com a lista de cada pessoa que foi contada. Assim, qualquer número pode ser checado.

Gerar Faturamento

As regras não são simples. Em algumas regiões o período de cobrança vai do dia 25 ao dia 24. Em outras, é o mês cheio. E uma rescisão por iniciativa do empregador conta como três serviços: o cálculo, o FGTS e o seguro desemprego. Quem conta no olho esquece detalhes assim. O sistema não esquece.

Uma preocupação minha era a segurança. O sistema não acessa o banco de dados direto. Ele conversa com um agente seguro, instalado na rede do cliente. Pense num porteiro que só entrega o que foi pedido e não deixa ninguém entrar. É o mesmo agente do meu BI de RH. Os dados não ficam expostos na internet.

Com um clique, a fatura gerada vira um recebimento previsto no fluxo de caixa. Ali aparecem o previsto e o realizado lado a lado, o que ainda falta receber e o que ainda falta pagar. O saldo do mês seguinte é calculado sozinho.

Fluxo de Caixa

O sistema tem ainda a tela de conciliação, para conferir o que estava previsto contra o que de fato aconteceu.

Conciliação

E a área de relatórios, para acompanhar os números.

Relatorios

Os erros que ninguém ia ver

A automação pegou falhas que passariam batido numa conferência manual. Uma regra contava zero rescisões porque lia a coluna errada. Uma fatura somava R$ 30 mil onde deviam ser R$ 600. Numa planilha, com dezenas de unidades para fechar, isso pode escapar.

Também tomei um susto: perdi o banco de dados do sistema e precisei recuperar do backup. Deu certo, mas aprendi a lição. Desde então, todo deploy, que é o ato de colocar uma versão nova no ar, é blindado e preserva os dados.

O que mudou

A fatura deixou de ser uma maratona de planilhas. A contagem sai da própria folha, as regras de cada contrato ficam registradas no sistema, e o fluxo de caixa passa a viver no mesmo lugar da cobrança.

Se você contrata um serviço assim, pergunte: como o valor da minha fatura é calculado? Dá para ver a lista de quem foi contado? Se você cuida de um sistema, pergunte também: onde está o backup e quando foi testado pela última vez?