Sou síndico e construí o sistema que o meu condomínio não tinha

A cena que todo condomínio conhece

Você já precisou de um documento do condomínio e não achou? A ata está numa pasta. A planilha de inadimplência está no e-mail de alguém. Aquele combinado com a portaria sumiu no meio das mensagens do grupo de WhatsApp.

Sou síndico do Reserva Sauípe, um condomínio com 258 lotes e 20 funcionários. Quando assumi, a gestão era como a de quase todo condomínio: papel, planilha e grupo de WhatsApp. O ponto dos funcionários era uma folha assinada. Os documentos ficavam espalhados. E ninguém sabia dizer se a inadimplência (gente que atrasa a taxa do condomínio) estava subindo ou descendo.

Resultado: eu gastava mais tempo procurando informação do que decidindo.

Um sistema de cada vez

Eu trabalho com sistemas há mais de 20 anos. Então fiz o que sei fazer: comecei a construir ferramentas próprias, uma de cada vez, conforme os problemas apareciam. Juntas, elas formam uma gestão digital feita sob medida para o condomínio.

Como funciona na prática

Zeladoria com QR code. Cada ambiente (piscina, academia, quadras, salão) tem uma placa com um QR code, aquele quadradinho que o celular lê. O morador aponta a câmera e vê o histórico de limpeza e manutenção daquele espaço. Sem login e sem baixar aplicativo. É transparência na palma da mão.

Zeladoria

Ponto no celular. Os 20 funcionários registram o ponto num aplicativo próprio. O sistema calcula banco de horas, turnos, escalas, faltas e abonos. Cada perfil vê só o que precisa ver.

Inadimplência com histórico. Num só lugar, acompanho a inadimplência e o histórico dos processos. Além disso, uso inteligência artificial para analisar os relatórios que a administradora envia. Ela me ajuda a separar quem deve só um mês de quem é devedor crônico. São situações diferentes e pedem conversas diferentes.

Gestão de Inadimplência com histórico de Processos

Vistoria com IA. Também construí uma área de vistoria que usa inteligência artificial para apoiar o trabalho de conferência dos espaços.

Vistoria com IA

Consumo de água, gás e energia. O controle de consumo das concessionárias fica registrado e organizado, em vez de espalhado em contas de papel.

Controle de Consumo de Concessionárias (água, gás e energia)

Saída de material. Todo material que sai do condomínio passa por um controle. Fica registrado, e não só na memória de alguém.

Controle de saída de material

Rondas noturnas. O histórico das rondas fica guardado no sistema e pode ser consultado depois.

Histórico de Rondas Noturnas

Pesquisas lidas pela IA. Fiz uma pesquisa de satisfação para os condôminos, com 28 perguntas em 7 temas (portaria, limpeza, financeiro, áreas comuns e outros) e uma nota de recomendação de 0 a 10. Fiz também uma pesquisa de clima para os funcionários, com 26 perguntas. Nas duas, a IA lê todas as respostas e escreve um relatório executivo para mim, com os pontos fortes e onde agir primeiro.

Portal de gestão. Balancete (a prestação de contas do condomínio), controle de inadimplência, atas de assembleia, convenção e regimento ficam num lugar só. Os avisos saem automáticos pelo WhatsApp.

Ainda uso IA para escrever procedimentos baseados na convenção e no regimento e para preparar as apresentações das assembleias.

O que mudou

A gestão ficou documentada. Os processos ficaram mais rápidos e organizados. E, o mais importante: as decisões passaram a ser tomadas com base em dados, e não em impressão.

Na prática, o que vejo em muita organização é isso. O problema quase nunca é falta de vontade. É informação espalhada demais para alguém conseguir enxergar o todo.

O que você pode fazer

Se você mora em condomínio, pergunte ao seu síndico: onde ficam os documentos? Dá para ver o histórico de manutenção das áreas comuns? Alguém acompanha a inadimplência ao longo do tempo? Se a resposta for "depende de quem sabe", há espaço para melhorar. E nem precisa ser tudo de uma vez. Comece por um problema só.