Cansei de esquecer pedidos do WhatsApp e construí uma agenda

A mensagem que chega na hora errada

Sabe quando alguém manda um pedido no WhatsApp enquanto você está em reunião? Ou dirigindo? Ou às dez da noite, já no sofá? Você pensa: "depois eu anoto". Depois vira amanhã. E amanhã vira "putz, esqueci".

Era assim comigo. Quase todas as minhas demandas chegam pelo WhatsApp. Para registrar uma, eu precisava parar o que estava fazendo, abrir outro aplicativo, digitar e escolher a data. Quando eu lembrava de fazer isso, o prazo já tinha passado.

Eu tentei de tudo: Asana, ClickUp, Trello, Microsoft To Do, Google Tasks e Todoist. Todos são bons. Mas nenhum resolvia o meu problema real: tirar o pedido da conversa e colocar na agenda sem eu parar o que estou fazendo.

Uma agenda que conversa comigo

Construí a Agenda Saback. Ela roda no meu próprio servidor, que é um computador que fica ligado o tempo todo e que eu controlo. Eu encaminho a mensagem ou mando um áudio, e a inteligência artificial marca o compromisso ou cria a tarefa.

Como funciona por dentro

O sistema tem duas partes.

A agenda. Você vê o dia, a semana, o mês e o ano, igual ao Google Agenda. Tem a minha agenda e a de outra pessoa, e cada um vê só o que pode ver. Os eventos têm tipo: reunião, consulta, aula, passeio.

*Agenda *

As tarefas. São no estilo do Todoist, mas ligadas à agenda. Têm cliente, projeto, prazo, prioridade, etiquetas, subtarefas (passos menores dentro de uma tarefa grande) e comentários.

tarefas a realizar / feitas / andamento

Também dá para acompanhar as horas trabalhadas em cada tarefa.

Horas trabalhadas das tarefas

O pulo do gato: o WhatsApp. Funciona assim:

1. Eu encaminho a mensagem ou mando um áudio para o número da agenda.
2. A IA entende o pedido e descobre se é uma tarefa ou um compromisso.
3. Ela procura um horário livre dentro do meu expediente e avisa se bate com outra coisa.
4. Ela me pede para confirmar.

Só aceita mensagens dos números cadastrados. Ou seja, ninguém de fora consegue mexer na minha agenda.

Depois disso, os lembretes também chegam no WhatsApp: 2 horas, 1 hora, 30 minutos e 10 minutos antes de cada compromisso. E às 19h recebo o resumo do dia seguinte.

O mais difícil não foi a agenda. Foi ensinar a IA a entender data falada do jeito que a gente fala. "Quinta depois do almoço". "Semana que vem de manhã". "Amanhã cedo". Para nós é óbvio. Para um sistema, é um quebra-cabeça.

A automação que mais me surpreendeu: a escola

Comunicado de escola é muita coisa: prova, trabalho, passeio, material para levar, reunião de pais. Quem tem filho sabe como é fácil algo se perder no meio.

Agora a IA lê cada comunicado e faz três coisas:

• Coloca na agenda o que tem data: prova, reunião, passeio, apresentação.
• Cria as tarefas com prazo: estudar para a prova, mandar o material, assinar a autorização.
• Avisa no WhatsApp, com a antecedência certa, o que precisa ser feito.

*escola das crianças *

Antes, isso dependia de alguém ler tudo e lembrar. Agora o comunicado chega e a agenda já está pronta.

O que mudou

O pedido não espera mais eu ter um tempo livre para ser registrado. Ele sai da conversa e vai para a agenda no mesmo momento, com data, horário e aviso. Eu não preciso mais confiar na memória, que costuma falhar justo quando o dia está cheio.

Na minha experiência implantando sistemas de RH e folha, vejo isso o tempo todo: o melhor sistema não é o mais completo, é o que cabe no jeito como a pessoa já trabalha. No meu caso, esse jeito é o WhatsApp.

Para você levar: durante uma semana, conte quantos pedidos chegam pelo WhatsApp e quantos você anotou em outro lugar. Se a diferença for grande, o problema não é falta de disciplina. É que o caminho entre a mensagem e a agenda está comprido demais.